Основата на тайм-мениджмънта е ефективното планиране на задачите. Обаче, ако работата е много, простото планиране е недостатъчно. Дребните неща запълват деня, за важните проекти не остават сили и време, а още се налала нещо да се преправя, да се възлага, да се помага… Прекомерната заетост води до стрес и изяжда не само работното, но и личното време.Обаче, ако работата е много, простото планиране е недостатъчно.
Оптимизирайте!
Преди да се захванете за работа се възползвайте от техниката за саморазтоварване: задайте си 4 важни въпроса.
КАК РАБОТИ ТАЗИ ТЕХНИКА?
Съгласно техниката за саморазтоварване, планирането на деня трябва да започва с анализа на всеки насъщен проблем. Следва да си зададете 4 въпроса, и в зависимост от техните отговори ще вземете решение какво да правите по-нататък. Въпрос 1.
Трябва ли въобще да правите това?
Възможно проблемът ще се реши от само себе си и не изисква вашата намеса? А може би това въобще не е проблем? Изпълнението на празни, натрапени задачи отнема много сили и време. Ако не виждате смисъл в предстоящата работа, смело я отмятайте. Въпрос 2.
Трябва ли точно аз да направя това?
Искаш ли нещо да се свърши както трябва, свърши си го сам. Или го възложи на този, който ще се справи не по-зле. Запитайте се, може ли този проблем да се справи някой от обкръжението Ви? Ако отговорът е "Да", смело делегирайте задачата. Въпрос 3.
Трябва ли да се прави точно сега?
Приоритетни са срочните задачи; ако тази може да почака, то тя се отлага в полза на по-важните. Въпрос 4.
Трябва ли да се прави точно по този начин?
Ако отговорът е “не”, опитайте да оптимизирате задачата.
Например, трябва да изпратите документи по пощата.
А не може ли да се сканират и изпратят чрез Интернет?
Може да се извика и куриер, за да ги достави.
Или пък все пак е необходимо да се срещнете с деловия партньор.
Помислете: възможно ли е въпросите да се обсъдят по Skype, или по телефона? Ако отговорите на всички въпроси са “да”, не ви остава нищо друго освен да се заемете със задачата.
Не забравяйте да анализирате по този начин всяка задача и ще се удивите как Вашето натоварване ще се намали за сметка на продуктивността!
Успех!